Käpylän Pallo ry
Tietosuojaseloste (laadittu 14.5.2018)
Käpylän Pallo ry:n jäsen –ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterin pitäjä
Käpylän Pallo ry, 0523761-3, Tursontie 3, 00610 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Ilkka Rantanen [email protected] , 050 592 3927
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
• Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Käpylän Pallo ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.
• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa.
• Jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet.
• Harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen.
• Toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Käpylän Pallo ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Mikäli toimihenkilö toimii seurassa työsuhteessa, tulee muussa henkilörekisterissä ja tietosuojaselosteessa huolehtia työntekijän henkilötietojen käsittelyn informoinnista työsuhteeseen liittyvin osin.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Käpylän Pallo ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Käpylän Pallo ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Merkitään kaikki henkilötiedot tai tietoryhmät, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa/kerätä. Henkilön yksilöintitiedot tulee eritellä esim. nimi, syntymäaika, yhteystiedot). Muilta osin riittää tietotyyppien ja/tai -ryhmien kuvaus.
Luetellaan ne rekisteröityjen ryhmät, joiden tietoja ko. henkilörekisteriin on talletettu (esim. urheiluseuran jäsen, yhteistyökumppanin päättäjä tai yhteyshenkilö, toimihenkilö jne.)
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta:
Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen.
Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Mistä rekisterin tietoja saadaan? Tiedot voidaan saada rekisteröidyltä itseltään, tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa tai tietoja voidaan saada muista rekisteristä kolmansilta tahoilta.
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Käpylän Pallo ry:lle.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Seurassa voidaan luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan niissä tapauksissa, joissa asia liittyy SPL;n kautta ja avulla tehdyissä pelaajasiirroissa, kuitenkin niin, että jäsenenltä pyydetään tähän kirjallinen suostumus.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClubpalvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kun henkilö on yhdistyksen jäsen.
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla.
Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään irtisanomisesta 3 vuotta.
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 1 vuosi.
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässäon SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Helsinki 14 toukokuuta 2018